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PRINCE2和MSP作者谈项目管理

2014-12-19 10:46:44来源:特约通讯员 孙楠 高菲评论: 点击:
 PRINCE2和MSP作者谈项目管理
——借鉴主流方法快速提高组织项目管理能力
 
  在第二届基业长青“受控环境下的项目”高管国际论坛举办前夕,我们有幸约访到两位主讲嘉宾——《受控环境下的项目》(PRINCE2)2009版作者安迪•莫雷先生和《成功的项目群管理》(MSP)2007版作者洛德•索登先生,与读者共同分享他们的项目管理理念和方法,展开一段PRINCE2和MSP的探索旅程。
 
        PRINCE2在国际上的应用情况
 
        记者: 安迪,与世界上其他国家相比,PRINCE2在中国的应用起步较晚,很多管理者并不熟悉这一项目管理方法。您能否简单介绍一下,什么是PRINCE2,目前它在国际上的应用情况是怎样的?
 
  安迪•莫雷:
  PRINCE2是由英国商务部在1999年主持开发的一种项目管理方法,为项目提供了一整套得到验证的管理框架和工作流程。PRINCE2被视为世界上使用最广泛的的项目管理方法,它的成功很大程度上是源于通用性,它可以应用到任何一个项目中去,而不管项目的规模、类型、组织、地理区域或文化的差别。
目前,PRINCE2已经在欧洲、北美、亚洲、中东的150多个国家都得到了推广和应用,全球有20000家组织在应用这一方法并从中受益。在英国、澳大利亚、荷兰等国家,PRINCE2是强制推行的国家标准,所有政府项目和大型投资项目的投资方和承包方都必须按照PRINCE2的流程对项目进行管控。
 
         记者:在中国,项目管理应用较广的行业主要集中在政府、工程、IT和制造业等。英国是否也有这样较为明显的行业特征?据您了解,PRINCE2目前主要应用在哪些领域?
 
  安迪•莫雷:
  应该说,PRINCE2的应用范围非常广泛。作为项目管理顾问,我曾指导过很多行业的组织应用PRINCE2搭建自己的管理体系,其中包括中央政府、慈善机构、金融机构、医疗保健、制造业、制药、电信业、信息技术、石油和天然气、交通运输(如航空,公路,铁路)、公用事业、紧急服务(警察,消防,救护,海岸警卫队)、大学、媒体等。您所谈到的中国在应用项目管理时出现的行业特征,可能和行业自身发展的成熟度有一定关系,而并非其它行业不需要项目管理。
        举一个制造业应用PRINCE2的例子。轴承制造方面处于世界领先地位的SKF AB公司(总部设在瑞典),基于PRINCE2方法建立了内部项目管理框架——GPM2(全球项目管理第二版),并将其应用到新产品研发、产品定制、信息通信技术、业务变更、建设新工厂和客户端等诸多项目中去,有效地保证了项目的质量和收益,获得极大成功。
 
        记者:据您了解,有哪些大型组织和企业在用PRINCE2指导自身的项目管理呢?
 
  安迪•莫雷:
  联合国开发计划署、北大西洋公约组织、联合国粮农署是较早一批采用PRINCE2方法来指导项目管理的国际合作组织。也正是由于他们的推动和影响,PRINCE2已经成为了众多政府和非政府组织建立项目管理标准的首选参照系。
  在对PRINCE2官方手册2009版的修订过程中,我们的工作组曾面向近千家组织和机构调研,收集他们对PRINCE2的应用反馈。其中不乏世界500强企业,如西门子、爱立信、资信利、渣打银行、东芝、沃达丰、阿尔斯通、Sun、Oracle等,它们都是参照PRINCE2方法来搭建和改善自身管理的典型企业。
伦敦奥运会使用了PRINCE2和MSP吗?
 
        记者:我们了解到您和洛德都参与了伦敦奥运会组织工作,请谈谈您在其中主要负责什么工作,期间是否有对PRINCE2或MSP的应用?
 
  安迪•莫雷:
Rod和我代表英国国家审计署(NAO)对2012年奥运会进行了评估,重点是政府奥运会执行委员会(GOE)。奥运会由众多大型复杂项目构成,近百家机构代表英国政府参与了伦敦奥运会的组织与筹备,有些机构承接了部分相对独立的项目,有些则是多家机构协同配合完成。在这样的情况下,只有设立统一的管理标准和框架,才能使这些机构的协同工作更容易,也才能确保交付物的质量。政府奥运会执行委员会内设有“卓越中心”,负责制定和检验项目和项目群管理标准。这些标准正是基于MSP、PRINCE2、MOR和P3O的最佳实践设立的,专家组结合奥运会的具体情况来剪裁项目管理框架和流程,以适应复杂的项目群管理。
 
  洛德•索登:
奥运会是一个很好的项目群案例, PRINCE2和MSP都得到了充分的应用,我们在新书中对此有较为详尽的描述。在应用MSP方面,有以下几个关键点:实现组织的战略目标,保持整个过程与战略的协调一致;基于蓝图提供对项目的控制、把握方向、进行优先级排序;实现投资收益所应产生的业务变革(内部、外部、供应链、市场等);分步骤实现变革能力,在需要的情况下对变革进行控制、把握方向(或者停止变革)。
 
PRINCE2帮助企业解决了什么问题
 
        记者:您认为是什么原因促使企业采用PRINCE2来指导项目管理,或者说PRINCE2解决了这些企业的什么问题?
 
  安迪•莫雷:
  应用PRINCE2可以有效保证项目的成功,并能极大减轻组织在项目管理研发上的负担。建立适合自己企业的项目管理标准是一项耗费大量时间、人力、资金的工作,通常可能要花费半年到一年的时间、上万个工时来建立一套方法,而这一方法的可行性和可重复使用性又是难以在初期评判的。
昆士兰科技大学在2010年曾发表了一份使用PRINCE2创造价值的研究报告。通过对百余家机构进行调研证明,PRINCE2是一个非常强大的、全面而务实的项目管理框架。它是从数千个不同类型的项目中提炼出来的项目管理方法,集合了成功的项目管理的主要特征,也总结了失败的项目管理的通病。应用PRINCE2来指导项目管理能使项目处于一个可控的状态,确保项目的收益。
 
         记者:在中国的项目组织架构中,项目经理往往承担了最主要的责任,权利和责任失衡加大了项目的风险。PRINCE2对此有什么好的解决方案?
 
  安迪•莫雷:
  在PRINCE2中,这是一个关于管理层级与所在组织的架构之间如何平衡的问题。具体情形要取决于项目的规模和战略重要性,如果是一个需要跨部门协调,或者是一个关系到公司战略的项目,引入PRINCE2项目管理结构能很好地解决这一矛盾。
        PRINCE2把项目指导、项目管理和项目产出的交付分开,并采用了例外管理原则。在PRINCE2项目管理团队中,项目经理之上还设有项目管理委员会,委员会成员由公司高层担任,负责对项目的关键点作出决策、协调资源,并对项目成败负责。当项目经理在执行中遇到问题,可向项目管理委员会提出申请,协调资源。这就从公司层面解决了项目经理权利和责任不匹配的问题,明确了角色和职责。
 
        记者:PRINCE2中提到了关于“持续的业务验证”这一原则,这一点与我们以往接触的项目管理有着明显的不同。通常我们比较关注项目启动前的可行性论证,一旦项目得到批准进入实施阶段后,对项目论证的关注就比较少了。请您谈谈为什么PRINCE2会将“持续的业务验证”视为一个贯彻项目始终的原则?
 
  安迪•莫雷:
在项目启动之前,对项目进行业务论证是每个组织都会倾力关注的环节。但就像你刚才谈到的,在项目启动之后很多组织会忽略对项目持续可行性的跟踪和监督。有些项目在开展一段时间之后,会偏离原有的战略目标,或是出现不可控的重大变更,导致难以维系。如果此时组织不及时对项目进行业务论证,仍一味追加对项目的投入,必然会导致项目的失控甚至失败。这样的案例在工程行业和IT领域都很常见。
 
        也正是在综合众多失败案例的基础上,PRINCE2提出了“持续的业务论证”原则。PRINCE2强调,项目必须和变化中的合理性保持一致。无论什么原因,如果不能继续证明项目具有合理性,那么这个项目就应该被中止。这种情况下,中止一个项目对组织是一种积极贡献,不仅能尽量降低失败项目带来的损失,而且能将释放出来的资金和资源投入到更有价值的项目上去。
 
       记者:一个组织如果希望引入PRINCE2,他们应该从哪里着手?
 
  安迪•莫雷:
  我认为最好的办法是通过培训。当然,首先是要得到高层领导的支持,只有高层认同PRINCE2,才能在组织内部形成一个良好的运行环境。在我们的咨询指导中,通常是先对组织中一些经验丰富的项目管理者进行培训,并选用一个小型的新项目在PRINCE2下试运行,让学员熟悉PRINCE2的流程,并从实际的案例中亲身证实PRINCE2的优势。这样他们才能将PRINCE2有效地引入日常的项目管理框架,并逐渐在组织内部推广。
MSP在国际上的应用情况
 
        记者:洛德您好,对于中国项目管理界而言,MSP是近年越来越受关注的一个新词汇。作为MSP官方手册的作者,请您简单介绍一下什么是MSP,它是在什么样的背景下产生的?
 
  洛德•索登:
  MSP是英国政府商务部(OGC)于1999年组织开发的一本关于项目群管理的参考手册,它制定了项目群管理框架,统筹了项目管理与企业战略之间的关系,以解决多项目并行时资源的有效分配以及收益管理问题,帮助组织进行决策,并最终达到愿景目标。
        为适应快速变化的项目群管理需要,MSP在2003年、2007年进行了两次重要修订,并开始受到各界的关注,不仅在欧洲得到普遍应用,在澳洲、中东等地区也得到广泛采用。目前官方手册采用的是我所主编的2007版,它历经了2年的调研、访谈、资料检索工作,综合了大量关于项目群管理的最佳实践和文献资料,集合了当时全球范围内应用MSP的成功案例。目前受商务部的委托,我和我的研究小组正在开展新版编写工作,不久也将会和大家见面。
 
        记者:您刚才谈到,MSP在欧洲、澳洲和中东都得到了广泛应用,能否介绍一下具体有哪些行业和机构在采用这一方法?
 
  洛德•索登:
在欧洲,MSP已经广泛应用于政府公共部门和私营企业的项目群管理。政府部门和公共事业在应用MSP上具有天然优势, MSP的框架建立在组织设定长期规划和愿景目标的背景下,这与公共部门的环境不谋而合。英国和澳大利亚中央政府和地区政府都采用了MSP来加强项目管控。而随着对MSP认识的加深,私营企业也逐渐认识到采用MSP的优势,特别是在电信、银行、能源等行业,很多知名企业已在公司内部建立起MSP的管理环境,如沃达丰、英美烟草公司、巴克莱银行、劳埃德银行、英国电信公司、Orange(法国电信品牌)、O2电信等。
 
       MSP的核心理念和价值
 
       记者:请简单介绍一下MSP的主要内容。
 
  洛德•索登:
  简言之,MSP可以分为三个部分:
  第一个部分是原则。在MSP中我们主要讲项目群如何才能成功,成功的项目群管理所具备的特点。
  第二个部分类似项目管理中的生命周期,MSP称为转型流程,在不同的管理阶段设定不同的管理重点,确保交付与收益之间的平衡。
第三个部分是治理主题。治理是控制框架,项目群通过它达成其变化的目标,并使企业处于可见和受控的状态。它包项目群管理所要关注的技术、管理重点,例如愿景、风险、收益实现等,这些也是大家日常最为熟悉的。
 
       记者:您认为MSP的核心价值体现在哪里?
 
  洛德•索登:
  MSP的价值在于它可以应用到各种变革管理之中,为正在经历变革的组织提供指导,如处于兼并重组中的组织、正在推行新机制的政府部门或是正在研发和推广新产品的企业等。
  当你有了一个明确的战略方向时,MSP要做的是帮你绘制战略地图,确保所有项目能够聚焦于这一战略。在实施项目的过程中,我们要时刻关注战略的稳定性,而非仅仅关注单个项目的收益。有很多组织在变革管理过程中过多地关注实现收益,而忽视了其目的是什么,最终导致偏离了原有的战略目标。MSP强调保持平衡,在项目实施、收益、战略等方面保持一种平衡。
        同时,MSP提出了项目群实施阶段这个概念,一个历时五年的变革,你要划分为若干个项目群实施阶段;在每一个实施阶段,你要制定计划、分析外部环境的影响,这是一个很重要的观点。在项目群管理中,当多个项目都要实施时,很多组织过多地关注项目管理,而在项目实施的先后顺序、管理重点方面缺乏合理安排,以至于最终影响到整体收益的实现。
 
       MSP帮助企业解决了什么问题
 
       记者:从您的经验来看,为什么众多机构会采用MSP来指导自己的项目群管理,MSP帮他们解决了什么问题?
 
  洛德•索登:
采用MSP可以有效降低项目群失败几率。我们可以从英国商务部的一项研究中看到,项目群失败的主要原因包括愿景定义不明确、利益相关方参与不充分、不能聚焦于收益、缺乏清晰的蓝图等,而这些正是MSP的主要内容。MSP包含了成功的项目群管理所应具备的所有特点,解决了项目群管理领域中的组织与战略层面的项目管理、收益管理、项目设计及关联性管理,以及资源合理分配等问题。如果一个组织能够按照MSP进行管理,那么就会获得更大的成功机率。
 
        记者:中国不少企业还处于单项目管理阶段,对项目群也主要是采用单项目管理方法。您认为MSP的引入会给他们带来哪些变化?
 
  洛德•索登:
我想从MSP给英国项目管理带来的变化来回答这一问题。MSP极大地推动了人们对项目管理的思考,并适时地给予了指导。正是由于MSP的出现,人们才真正意识到了项目群和项目的区别。而在此之前,在英国甚至是整个欧美地区,人们更多关注的是项目管理,对项目群概念还很模糊,这一点可能和目前中国的情形有些类似。2003年MSP出版后,人们开始意识到应该有比项目管理更进一层的东西,开始关注项目群管理。当2007年新版MSP出版后,人们认识到这是一种可行的方法,而且很多人也认识到项目管理、项目群管理并没有结束,还需要项目组合管理。
 
        PRINCE2与MSP的兼容问题
 
       记者:一个组织采用PRINCE2和MSP进行项目管理,在复杂度和难度方面是否也有较大的不同?
 
  洛德•索登:
  组织高层的支持是取得MSP成功的重要特征。对比PRINCE2,实施MSP有一个很大的不同在于需要获得组织更高层面的支持。获得组织中层的支持就能够实施PRINCE2,而如果没有获得组织高层的支持,实施MSP会很困难。
       另外,MSP提供的是一种管理框架,并没有像PRINCE2那样提供具体的执行路径和方法。例如,MSP有关于蓝图的主题,但是并没有提供有关如何设计蓝图的表单等工具。这给企业的自行学习、应用带来一定困难,需要专业咨询师依据客户的特点,对MSP的管理框架进行细化和设计。现在,我们已经创建了一个MSP方法,它有助于客户实施基于MSP的管理。
 
       记者:MSP是对项目群进行指导而PRINCE2则更多地是基于单项目的流程管控,那么这两者之间能否在一个组织内兼容?
 
  洛德•索登:
        我想这个问题由Andy回答更好,他对此做过比较深入的研究。
 
  安迪•莫雷:
  是的,应该说在具备PRINCE2基础的组织中,MSP能得到更好的执行和应用。我们协助客户在项目群管理中明确项目群任务书、项目群概述文件时,那些已经“根植”了PRINCE2管理方法的组织,对这些很容易接受。而相反,2003年我们为澳大利亚一家公司提供MSP指导时,由于这家公司应用了多种项目管理方法和技术,内部流程较为混乱,我们不得不首先解决组织内部的文化问题,即先应用PRINCE2项目管理流程对公司内部管理进行梳理,再开展项目群管理工作。
我曾在一篇白皮书中对PRINCE2和MSP的兼容办法作过详细阐述,感兴趣的话可以从网上查阅。
 
        记者:非常感谢你们在百忙之中抽出时间接受专访,谢谢!北京论坛见!
 
       采访背景
 
       随着经济快速发展,我国项目管理也步入了新的阶段,项目规模越来越大,投资越来越高,项目与组织战略目标之间的联系日益紧密。传统项目管理经验,已经不能满足运作这些大型项目或项目群的需要,现实需求与管理能力之间的差距亟待弥补。就全球范围内的项目管理发展来看,选择并引入成熟有效的先进理论和工具,是迅速提高我国项目管理水平的最佳途径。
 
  目前国际主流的项目管理方法中,最为成熟、应用最为广泛的当属英国政府商务部(OGC)主持开发的Project IN Controlled Environments(受控环境下项目,简称PRINCE2)和Managing Successful Programmes(成功的项目群管理方法,简称MSP)。它们分别为项目和项目群的管理提供了有效的指导框架,并成为世界500强中90%以上企业的参照标准。
        北京基业长青管理咨询公司将于2011年9月22-24日在京举办第二届“受控环境下的项目”高管研修专场暨基业长青项目管控最佳实践国际高峰论坛,作为两大方法的实际掌门人,两位专家均应邀出席并发表主题讲演。如果读者们有更多关于项目管理的问题,不妨亲临现场交流。
 
专家简介
 
        安迪•莫雷,蜚声世界的《PRINCE2——成功的项目管理方法论》官方手册(2009版)首席作者,PRINCE2®、PPM注册咨询师。指导欧洲、亚洲、南美、中东、非洲十多个国家的众多组织应用PRINCE2方法并从中受益,并为伦敦地铁、英国电网、标准银行等百余家政府部门和顶尖企业提供项目管理服务。
 
  洛德•索登,广受推崇的《MSP——成功的项目群管理方法论》、《P3M3——项目、项目群、项目组合管理成熟度模型》官方手册首席作者,国际资深MSP®咨询师。为多家知名组织进行项目管理诊断、咨询与培训。曾指导英国政府部门、BBC、英国电信、富士通等进行项目群与项目管理实践。
 
 
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